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Congrès et grands salons d’exposition

Ces indications s’appliquent aux: conférences, congrès, grands salons d’exposition, conventions d’entreprise et événements similaires.

Ces indications doivent être complétées, en fonction du contexte spécifique, par celles relatives à la restauration (avec une référence particulière aux modes de service de type buffet).

▪    Le nombre maximum de participants à l’événement devra être évalué par les organisateurs en fonction de la capacité des espaces identifiés, afin de réduire la concentration de personnes et d’assurer la distanciation physique.

▪    Réorganiser les espaces afin de garantir un accès ordonné pour éviter les rassemblements de personnes et assurer le maintien d’au moins 1 mètre de séparation entre les visiteurs, à l’exception des personnes qui, conformément aux dispositions actuelles, ne sont pas soumises à la distanciation physique. Cet aspect relève de la responsabilité individuelle. Dans la mesure du possible, organiser des parcours séparés pour l’entrée et la sortie.

▪    Fournir une information adéquate sur les gestes barrières, également compréhensibles par les clients d’une autre nationalité, à la fois à l’aide d’une signalétique et de panneaux spécifiques et/ou de systèmes audio-vidéo, et en faisant appel à du personnel chargé de surveiller et de promouvoir le respect des gestes barrières, y compris en faisant référence au sens de responsabilité du visiteur lui-même.

▪    Promouvoir l’utilisation des technologies numériques afin d’automatiser les processus d’organisation et de participation (par exemple système de réservation, paiement des billets, remplissage de formulaires, impression des systèmes de reconnaissance, système d’enregistrement des entrées, réalisation de tests d’évaluation et de satisfaction, remise des attestations de participation) afin d’éviter les rassemblements prévisibles et, dans le respect de la vie privée, tenir un registre des présences, à conserver pendant une période de 14 jours. L’emplacement destiné au secrétariat et à l’accueil, lorsqu’il n’est pas déjà équipé de barrières physiques (par exemple des écrans), devra éventuellement être adapté. Autoriser l’accès uniquement aux usagers correctement enregistrés.

▪    La température corporelle pourra être relevée, interdisant tout accès si elle est > à 37,5°C.

▪    Dans les armoires, les vêtements et les effets personnels doivent être placés dans des sacs spéciaux pour vêtements.

▪    Il est nécessaire de mettre des produits pour l’hygiène des mains à la disposition des usagers et du personnel à plusieurs endroits dans les zones (par exemple billetterie, salles, salons, toilettes, etc.) et d’en promouvoir un usage fréquent.

▪    Dans les salles de conférence, s’assurer que les places assises sont occupés de manière à faciliter la distanciation physique d’au moins 1 mètre ; cette distance ne peut être réduite qu’en recourant à des barrières physiques adéquates pour prévenir la contamination du virus par gouttelettes. La table des intervenants et l’estrade de présentation devront être réaménagées afin d’assurer une distance de sécurité permettant aux intervenants/modérateurs d’intervenir sans porter le masque de protection.

▪    Les dispositifs et les équipements à disposition des intervenants, modérateurs et auditeurs (par exemple micros, claviers, souris, pointeurs laser, etc.) doivent être désinfectés avant leur première utilisation en vérifiant qu’ils sont bien débranchés. Par la suite, ils doivent être protégés d’une éventuelle contamination par un film à usage alimentaire ou clinique à remplacer si possible à chaque utilisateur.

▪    Tous les auditeurs et le personnel d’assistance (par exemple personnel préposé à l’acceptation, personnel technique, assistant de salle, etc.), compte tenu du partage prolongé du même environnement, devront porter un masque de protection des voies respiratoires pendant la durée des activités et pratiquer un lavage des mains fréquent avec des solutions hydro-alcooliques.

▪    Dans les zones d’affichage, réorganiser les espaces de manière à favoriser le respect de la distanciation physique, en évaluant également la régulation des accès, et promouvoir l’utilisation à distance du matériel par les participants. Tout matériel informatif et scientifique pourra être mis à disposition de préférence dans des présentoirs en modalité libre-service (auxquels le visiteur accèdera après désinfection des mains) ou par le biais de systèmes numériques.

▪    Dans les zones d’exposition, réorganiser les espaces entre les stands de chaque exposant afin de favoriser le respect de la distanciation physique, en évaluant la possibilité de réguler l’accès à chaque stand. Tout matériel informatif, promotionnel, gadget pourra être mis à disposition de préférence dans des présentoirs en modalité libre-service (auxquels le visiteur accèdera après désinfection des mains) ou par le biais de systèmes numériques.

▪    Le nettoyage et la désinfection réguliers des lieux devront être garantis, dans tous les cas à la fin de chaque activité d’un groupe d’usagers, en accordant une attention particulière aux surfaces le plus fréquemment touchées, aux sanitaires et aux parties communes (par exemple zones de restauration, claviers des distributeurs automatiques de boissons et de snack).

▪    Favoriser le renouvellement de l’air en intérieur. En raison de la concentration et de la durée de présence des occupants, l’efficacité des installations devra être vérifiée afin d’assurer la conformité des débits d’air extérieur à la réglementation en vigueur. Dans tous les cas, la concentration des occupants doit être liée aux débits d’air extérieur effectifs. Pour les systèmes de climatisation, il est obligatoire, si cela est techniquement possible, d’exclure totalement la fonction de recirculation de l’air. Dans tous les cas, les mesures de renouvellement de l’air naturel et/ou à travers le système installé, doivent être davantage renforcées et, une fois le système arrêté, le nettoyage des filtres à air de recirculation doit être garanti pour maintenir des niveaux adéquats de filtration/élimination. Si cela est techniquement possible, la capacité de filtrage de la recirculation doit être augmentée en remplaçant les filtres existants par des filtres de classe supérieure, assurant le maintien des débits. Dans les sanitaires, l’extracteur d’air doit être maintenu en fonctionnement continu.