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Congresos y grandes eventos feriales

Las presentes indicaciones se aplican a: simposios, congresos, grandes eventos feriales, convenciones de empresas y eventos similares.
Estas deberán ser integradas, en función del contexto específico, con las relativas a la hostelería (especialmente las referidas a la suministración de tipo bufé).

▪    El número máximo de participantes en el evento deberá ser evaluado por los organizadores de acuerdo con el aforo de los espacios seleccionados, para poder reducir las aglomeraciones y asegurar el distanciamiento interpersonal.

▪    Reorganizar los espacios para garantizar el acceso al lugar de manera ordenada, con el fin de evitar concentraciones de personas y asegurar el mantenimiento de 1 metro de separación como mínimo entre los usuarios, con excepción de las personas que, con arreglo a las disposiciones vigentes, no estén sujetas a distanciamiento interpersonal. La aplicación de dicha excepción es de responsabilidad individual. Organizar, si fuera posible, recorridos separados de entrada y de salida.

▪    Predisponer una información adecuada sobre las medidas de prevención, comprensible también para los clientes de otras nacionalidades, sea mediante el auxilio de señales y carteles específicos, sea recurriendo al personal responsable, encargado de supervisar y fomentar el cumplimiento de las medidas de prevención, así como apelando al sentido de responsabilidad del visitante.

▪    Fomentar el uso de la tecnología digital con el fin de automatizar los procesos de organización y participación (p. ej. sistema de reservas, pago de entradas, cumplimentación de formularios, impresión de dispositivos de identificación, sistema de registro de entradas, efectuación de cuestionarios de valoración, entrega de certificados de participación) para evitar concentraciones previsibles de personas. Se deberá llevar, asimismo, un registro de las presencias, conservándolas durante 14 días y cumpliendo con las normas sobre privacidad. En caso de que la zona dedicada a la secretaría y a la acogida no estuviera ya equipada con barreras físicas (p. ej. mamparas), esta deberá ser acondicionada. Permitir el acceso solo a los usuarios correctamente registrados.

▪    Se podrá tomar la temperatura corporal impidiendo el acceso cuando esta supere los 37,5 ºC.

▪    En los guardarropas, las prendas y objetos personales deben ser colocados en bolsas especiales para prendas.

▪    Es necesario facilitar el acceso de los usuarios y del personal a productos para la higienización de manos en varios puntos de las distintas áreas (p. ej. venta de entradas, salas, aulas, servicios higiénicos, etc.) y fomentar un uso frecuente de los mismos.

▪    En las salas de congresos, garantizar una ocupación tal de los asientos que favorezca el distanciamiento mínimo de 1 metro. Dicha distancia puede ser reducida solo si se recurre al empleo de barreras físicas adecuadas que prevengan el contagio a través de gotas. La mesa de relatores y la tarima para las presentaciones deberán ser reorganizadas de manera que permitan mantener una distancia de seguridad por la que los relatores/moderadores puedan intervenir sin el uso de la mascarilla.

▪    Los dispositivos y equipos a disposición de relatores, moderadores y audiencia (p. ej. micrófonos, teclados, ratones, punteros láser, etc.) deben ser desinfectados antes de empezar a utilizarlos, comprobando que estén desconectados de la red eléctrica. Seguidamente, deberán ser protegidos contra posibles contaminaciones mediante una película de uso clínico o alimentario que habrá que sustituir, en la medida de lo posible, para cada usuario.

▪    Teniendo en cuenta que deberán compartir de manera prolongada un mismo espacio, la audiencia y el personal responsable de la asistencia (p. ej. encargados del control de entradas, personal técnico, tutores de aulas, etc.) deberán llevar puesta la mascarilla para la protección de las vías respiratorias mientras duren las actividades y proceder a una frecuente limpieza de las manos con soluciones higienizantes.

▪    En la zona de tablones informativos, reorganizar los espacios de manera que el respeto del distanciamiento interpersonal se vea favorecido, barajando incluso la posibilidad de establecer el acceso por cupos, y fomentar que los participantes consulten la información desde remoto. En su caso, el material informativo y científico podrá facilitarse preferentemente a través de expositores autoservicio (a los que el visitante accederá tras la higienización previa de las manos) o recurriendo a sistemas digitales.

▪    En las áreas de exposición, reorganizar los espacios entre las zonas de los distintos expositores de manera que el respeto del distanciamiento interpersonal se vea favorecido, barajando incluso la posibilidad de establecer cupos para los accesos a los distintos estands. En su caso, el material informativo, de promoción o artículos de regalo, podrán facilitarse preferentemente en expositores autoservicio (a los que el visitante accederá tras la higienización previa de las manos) o recurriendo a sistemas digitales.

▪    Se deberá garantizar una limpieza y desinfección de los espacios con regularidad y, en cualquier caso, cada vez que un grupo de usuarios termine su actividad, poniendo especial atención en las superficies tocadas con mayor frecuencia, en los servicios higiénicos y en las zonas comunes (p. ej. zonas de refrigerio, botones de las máquinas expendedoras).

▪    Favorecer la renovación del aire en los espacios de interior. Se deberá comprobar la eficacia de los sistemas de ventilación en función de la afluencia y tiempo de permanencia de los ocupantes, con el fin de garantizar que los caudales de aire exterior sean los adecuados con arreglo a las leyes vigentes. En cualquier caso, el nivel de afluencia debe estar vinculado a los caudales efectivos de aire exterior. Cuando sea técnicamente posible, en los sistemas de climatización es obligatorio excluir por completo la función de recirculación del aire. En cualquier caso, se deberá tomar medidas adicionales para la renovación con aire natural y/o por medio del sistema, asegurándose de efectuar, no obstante, la limpieza de los filtros de recirculación con el sistema parado, a fin de mantener los niveles apropiados de filtración/eliminación adecuados. Si fuera técnicamente posible, se deberá aumentar la capacidad de filtración del sistema de recirculación, sustituyendo los filtros existentes por otros de clase superior que garanticen el mantenimiento de los caudales. En los servicios higiénicos, el extractor de aire deberá mantenerse en funcionamiento constante.